1.  Contexte

La Fondation pour le renforcement des capacités en Afrique (ACBF) a été créée en 1991 afin de renforcer durablement les capacités humaines et institutionnelles nécessaires au développement de l'Afrique. Son Plan stratégique 2023-2027 (axé sur quatre domaines d'impact clés : le changement climatique et l'énergie à des fins productives ; l'agro-industrie et la souveraineté alimentaire ; le commerce comme moteur du développement économique ; et la gouvernance économique et sociale) vise à renforcer les capacités de mise en œuvre de l'écosystème de transformation de l'Afrique pour une croissance inclusive et un développement durable. L'ACBF soutient le renforcement des capacités en Afrique par des investissements dans les capacités, le partage des connaissances et l'assistance technique aux pays et aux organisations régionales et sous-régionales. L'approche de l'ACBF en matière de renforcement des capacités met l'accent sur la satisfaction des besoins et des lacunes en matière de capacités, l'appropriation des interventions par les parties prenantes, la pérennité des projets et programmes, et la synergie des interventions avec d'autres partenaires au développement.  

Dans le cadre de son mandat, l'ACBF organise plusieurs événements physiques ou virtuels, tels que les Sommets des Think Tanks Africains organisés depuis 2014. L'édition 2025 est intitulée «Établir un lien entre la politique et la mise en œuvre de la gestion des finances publiques pour la transformation économique et la gouvernance en AfriqueL'événement se tiendra du 8 au 10 octobre 2025 à Addis-Abeba, en Éthiopie. Il réunira des cadres supérieurs de différentes organisations, de hauts fonctionnaires, des partenaires de développement, des représentants de la société civile, des universitaires et des spécialistes du développement régional et international. Il pourrait attirer jusqu'à 300 participants. 

L'ACBF souhaite faire appel aux services d'une société de gestion d'événements (EMC) chargée de la gestion globale, de l'organisation, de la planification et du déroulement du Sommet des groupes de réflexion africains 2024.   

2. Objectif(s) de la mission

L’objectif principal de l’engagement d’une société de gestion d’événements est que l’ACBF organise efficacement le Sommet des groupes de réflexion africains 2025, réponde aux meilleures normes internationales et atteigne les résultats escomptés de l’événement. 

3. Étendue des services, tâches (composantes) et livrables attendus

3.1     étendue des services

La société de gestion d’événements devra réaliser les activités suivantes.

3.1.1     Pré-Sommet 

• Coordination avec le personnel du lieu du Sommet.
• Élaboration du plan de gestion et de mise en œuvre de l’événement du Sommet des groupes de réflexion africains 2025 sur la base de la note conceptuelle avec des exigences budgétaires précises, des rôles et des responsabilités, des besoins en ressources, des jalons et des délais de livraison.
• Soutenir et exécuter le plan de communication en liaison avec l'Unité des communications pour tous les services de soutien à la communication requis (p. ex., les besoins en interprétation et la couverture médiatique imprimée, électronique et en ligne).
• Mobiliser les parties prenantes à des fins d’invitation et de mise à jour de la conférence.

Cela comprend: 

• Envoi des invitations et gestion du processus de RSVP.
• Assistance et envoi d'invitations aux acteurs locaux.
• Faciliter le processus d'inscription (pour les réunions physiques et virtuelles), les invitations, les suivis et les mises à jour sur la confirmation et les confirmations des conférenciers et invités VVIP, VIP et autres ciblés.
• Contacter (et, le cas échéant, proposer) les conférenciers principaux et les présidents de session pour suivre les horaires.
• Gestion logistique de la conférence en collaboration avec le comité d'organisation du Sommet 2025. Cela comprend :  

1. Following up on all the action points/tasks and responsible officers to ensure the to-do list/checklist is current.
2. Drafting communication letters for signature by the ACBF Executive Secretary.
3. Compiling lists of all local relevant stakeholders to the Summit by function. Work with the ministry of finance and ACBF coordinator at AU
4. Coordinating and attending regular planning meetings with the Summit Organizing Committee. 

3.1.2     Pendant le Sommet 

• Décoration du lieu et disposition des sièges selon les exigences du protocole, le thème de l'événement et les exigences audiovisuelles et mise en place de la salle de réunion virtuelle pour faciliter un cortège hybride.
• Aménagement et décoration de la salle pour l'exposition.
• Aménagement et décoration de salles annexes pour les entretiens et les tables rondes.
• Planification et coordination d'événements spéciaux tels que des dîners, des entrevues avec les médias sur place, des cocktails et des sites d'exposition.
• Superviser la logistique, le transport, la sécurité et les exigences du protocole de l'événement sur le terrain en collaboration avec le personnel.
• Aider les délégués avec les réservations d’hôtel et tout autre besoin logistique.
• Assurer le bon déroulement de l’agenda du Sommet en coordonnant le déroulement de l’événement aux côtés des équipes informatiques et de communication.
• Fournir des services de traduction et d’interprétation simultanées pendant toute la durée de l’événement.
• Mise en place d’une équipe de rapporteurs chargée de fournir des mises à jour quotidiennes sur l’application de l’événement et le site Web de la conférence pour les actes du Sommet.
• Entreprendre d’autres activités techniques qui faciliteront le déroulement harmonieux de l’événement.
• Si nécessaire, organiser des séances de débriefing quotidiennes avec le comité d’organisation du Sommet avant, pendant et après.
• Rapport sur le déroulement et le résultat de l’événement et considérations pour les événements futurs. 

3.1.3     Post-Sommet 

• Faciliter le partage du communiqué et des documents du Sommet avec les participants et les principales parties prenantes
• Développer du matériel post-conférence qui peut être envoyé (histoires pour les médias, vidéos, newsletters, etc.).
• Rédaction du rapport du Sommet.
• Organisation et coordination d'une revue post-conférence.
• Produire un rapport final sur la prestation de services. 

3.1.4     Livrables attendus 

La société de gestion d'événements devra assurer les tâches suivantes: 

• Plan d’action pour les tâches à entreprendre en préparation du sommet du Think Tank.
• Réalisation du Sommet des groupes de réflexion africains 2025 conformément à la déclaration de services et au plan d’action convenus.
• Compte rendu des délibérations de chaque jour.
• Actes du Sommet en anglais et en français, avec un relevé de présence des participants, des personnes-ressources et des invités
• Pack audiovisuel (vidéos et photos sur les temps forts de l'événement)
• Rapport final sur la prestation de services, rendant compte des réussites, des défis/leçons apprises et des recommandations pour les événements futurs. 

La durée de cette mission s’étend de juillet à novembre 2025. Les livrables et le calendrier provisoire sont présentés dans le tableau 1.

Tableau 1. Calendrier des livrables 

Description des tâches	Calendriers (provisoires)
Rapport initial, y compris le plan d'action	5 août 2025
Document de plan de réalisation de l'événement	30 août 2025
Livraison de l'événement	8-10 octobre 2025
Pack audiovisuel	20 octobre 2025
Compte-rendu du Sommet en français et en anglais	20 octobre 2025
Documents post-sommet	20 octobre 2025
Rapport final sur la prestation de services	30 octobre 2025

3.4   Exigences en matière d'approvisionnement durable

L'ACBF s'engage à gérer ses activités et à exécuter ses contrats de manière responsable sur les plans environnemental et social. Les soumissionnaires doivent indiquer comment ils entendent exécuter le contrat de manière durable.

3.4.1 Économie:

Les consultants sont censés étudier la possibilité de réduire les coûts et de garantir un bon rapport qualité-prix pour l'ACBF.

4.   Exigences en matière de rapports

• L'agence de gestion d'événements et/ou le consultant sera rattaché au responsable des communications et de l'influence.

5.    Critères d’évaluation.

Les propositions seront évaluées sur la base de critères de sélection basés sur le moindre coût. Le comité d'évaluation technique examinera les propositions techniques en fonction de leur réactivité aux termes de référence, avec une note technique minimale requise de 70 points.

Tableau 2.  Critères et système de points pour l'évaluation des propositions techniques

	Critères	Points maximum (100)
1	Critères, sous-critères et système de points pour l'évaluation des propositions techniques complètes : Points (i) Expérience spécifique du consultant (en tant qu'entreprise) pertinente pour la mission	20
2	Adéquation et qualité de la méthodologie proposée et du plan de travail en réponse aux termes de référence (TDR) :{Notes au consultant : le client évaluera si la méthodologie proposée est claire, répond aux termes de référence, le plan de travail est réaliste et réalisable ; la composition globale de l'équipe est équilibrée et présente un mélange de compétences approprié ; et le plan de travail bénéficie de la contribution appropriée des experts}	30
3	Qualifications générales des consultants proposés (éducation générale, certificat professionnel, formation et expérience) : et compétences pour la mission en réponse aux termes de référence : Le score technique minimum requis pour réussir est 70	50
	Total Points	1

6.     Composition de l'équipe et exigences de qualification pour les experts clés

La société de gestion d'événements doit avoir les qualifications et l'expérience suivantes:  

• Au moins six ans d’expérience dans l’organisation de conférences internationales de haut niveau, de réunions exécutives, d’ateliers et de séminaires avec au moins 200 participants.
• Expérience de travail avec des organisations internationales, avec de hauts fonctionnaires aux plus hauts niveaux du gouvernement, de la société civile, des organisations internationales et du secteur privé.
• A démontré sa capacité à diriger des équipes physiquement et à distance et à gérer et suivre le travail tout en travaillant sous pression.
• Excellentes compétences organisationnelles avec la capacité de planifier et de respecter les délais au sein et avec des équipes de personnes et d'individus issus d'horizons divers et interculturels.
• Excellentes compétences en communication (orale et écrite) en anglais et en français. La capacité de l'équipe du cabinet à communiquer dans d'autres langues, telles que l'amharique, le portugais et l'arabe, constituera un atout supplémentaire.
• Capacité à influencer et à négocier avec différents prestataires de services et à respecter les budgets prévus.
• Équipe d'événements multidisciplinaires interne à temps plein et éprouvée (à la fois technique et logistique) dotée de bonnes compétences interpersonnelles et de la capacité d'interagir avec des hauts fonctionnaires aux plus hauts niveaux du gouvernement, de la société civile, des organisations internationales et du secteur privé.
• Doit être une équipe autonome, être capable de travailler de manière indépendante et avoir des normes de travail personnelles élevées, des compétences en matière d'organisation, de planification du travail et de planification, capable de gérer de gros volumes de tâches avec précision et minutie sans perdre la concentration.
• Capacité à prendre des décisions objectives et à résoudre des problèmes, en exerçant la plus haute responsabilité pour traiter des questions confidentielles et sensibles de manière raisonnable et mature.
• Orientation exceptionnelle vers le service à la clientèle.  

7. Processus de soumission

Les cabinets de conseil intéressés à postuler pour le conseil doivent soumettre les documents/informations de la section 4. Le nom et les coordonnées de trois personnes de référence à contacter concernant l'expérience pertinente du cabinet de conseil. 

Les cabinets de conseil sont invités à soumettre leurs propositions techniques et Propositions financières (crypter avec mot de passe), avec le sujet clairement indiqué, numéro de processus REoI :ACBF/ REOI/001/2025/KM/HEWLETT – Société de gestion d'événements à e-mail address: submission@acbf-pact.org au plus tard à 17h00 (heure locale de Harare), on Monday 21 July 2025.