La dénonciation consiste à signaler tout incident avéré ou présumé de fraude, de corruption ou de malversation concernant les activités et opérations financées par l'ACBF, en contactant la Fondation de manière anonyme ou ouverte via le système confidentiel établi. Ces notifications sont régies par la Politique de prévention de la fraude et de la corruption, qui souligne que « l'ACBF s'engage à promouvoir et à respecter les normes les plus strictes de probité et de responsabilité dans l'utilisation des ressources publiques et adopte une politique de tolérance zéro à l'égard des cas de fraude et de corruption dans les activités et opérations financées par l'ACBF ».
Notification of incidents on fraud, corruption and malpractice may come from ACBF personnel, grantees and their personnel or other external parties. ACBF personnel have the obligation to disclose any fraud or corruption that comes to their attention immediately but in any event not later than seven (7) days after becoming aware of the fraud or corruption.

Les signalements font l'objet d'une enquête menée par le Département d'audit interne (DAI) de l'ACBF. Afin de préserver son indépendance organisationnelle et de garantir l'objectivité de ses travaux, le Département d'audit interne rend compte directement au Comité d'audit et des risques (CAR) du Conseil d'administration et, administrativement, au Secrétaire exécutif de l'ACBF.

En fonction de la gravité et de la complexité du cas signalé et de la décision du Comité d’audit et des risques, une enquête peut également être menée par un consultant/enquêteur indépendant.

L'ACBF dispose d'une adresse e-mail sécurisée pour recevoir les signalements de dénonciation, gérée directement par le responsable de l'audit interne de l'ACBF. Adresse e-mail :  IAD@acbf-pact.org. Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs.

Conformément au protocole de distribution des plaintes des dénonciateurs de l'ACBF, tout rapport reçu via le système de dénonciation doit être transmis à :

1. Le président du Comité d'audit et des risques (ARC) du Conseil d'administration si la plainte concerne les membres du Conseil d'administration de l'ACBF ou le Secrétaire exécutif.
2. Chef du département d'audit interne si la plainte concerne la direction de l'ACBF, les membres du personnel de l'ACBF (à l'exclusion du personnel d'audit interne) et les consultants employés par l'ACBF.
3. Le président de l'ARC si la plainte concerne le personnel d'audit interne de l'ACBF, y compris le chef du département.
4. Chef du département d'audit interne si la plainte concerne les bénéficiaires, les sous-bénéficiaires et les affiliés de l'ACBF ainsi que leur direction et leur personnel.

Le Secrétaire exécutif de l'ACBF est informé des incidents signalés concernant la direction de l'ACBF, le personnel de l'ACBF ainsi que les bénéficiaires, les sous-bénéficiaires et les affiliés de l'ACBF.

Les signalements font l'objet d'une enquête menée par le Département d'audit interne (DAI) de l'ACBF. Afin de préserver son indépendance organisationnelle et de garantir l'objectivité de ses travaux, le Département d'audit interne rend compte directement au Comité d'audit et des risques (CAR) du Conseil d'administration et, administrativement, au Secrétaire exécutif de l'ACBF.

En fonction de la gravité et de la complexité du cas signalé et de la décision du Comité d’audit et des risques, une enquête peut également être menée par un consultant/enquêteur indépendant.

Une fois le signalement reçu via le système, il est transmis dans les 48 heures suivant sa réception au président du Comité de révision des comptes (CRC) ou au chef du service d'audit interne. Par la suite :

Si la corruption, la fraude ou la mauvaise administration sont avérées, l’ACBF invoquera les sanctions nécessaires conformément aux règles, règlements et procédures de la Fondation.

Une notification est envoyée au lanceur d’alerte accusant réception du signalement.

Le cas est analysé afin de déterminer s'il relève du mandat de l'ACBF. Dans le cas contraire, il peut être transmis à une organisation externe compétente et une notification est envoyée au lanceur d'alerte.

Si l’affaire relève du mandat de l’ACBF, une évaluation préliminaire est entreprise pour déterminer s’il existe des motifs suffisants pour justifier une enquête complète.

À l’issue de l’enquête nécessaire par le biais d’une étude documentaire et/ou d’un travail de terrain, un rapport est soumis au Comité d’audit et des risques du Conseil exécutif et au Secrétaire exécutif.

Le résumé des résultats de l’enquête est également partagé avec le lanceur d’alerte.

Le département d’audit interne de l’ACBF et les autres parties concernées doivent garantir la confidentialité et la protection de l’identité du lanceur d’alerte, à moins qu’il n’existe une obligation légale de divulgation.

Si un membre du personnel de l'ACBF, lanceur d'alerte, subit des représailles ou est menacé de représailles en raison de son signalement, il doit contacter le responsable du service d'audit interne et lui fournir toutes les informations et documents disponibles. Selon la gravité du cas, le Secrétaire exécutif peut informer le Conseil d'administration des circonstances et des mesures prises pour protéger le lanceur d'alerte.

L'ACBF s'engage également à garantir la protection des lanceurs d'alerte autres que son personnel. Toutefois, la protection que l'ACBF peut offrir aux parties externes sera limitée à ses capacités.